Audit ISO 9001: come trasformarlo in un’opportunità di miglioramento

Quando l’audit ISO 9001 viene vissuto come una scadenza da “gestire”, spesso si riduce ad una corsa finale: documenti sistemati all’ultimo minuto, risposte preparate, tensione diffusa e sollievo a verifica conclusa.

In realtà, l’audit è uno strumento strutturato per valutare se il Sistema di Gestione per la Qualità è conforme, ma soprattutto se è efficace nel tempo, permettendo di mettere in luce scostamenti, sprechi, rischi e opportunità di miglioramento, offrendo al management una base concreta per decidere dove intervenire.

Un audit ben impostato non “premia” chi ha scritto procedure perfette, ma chi dimostra coerenza tra ciò che è definito e ciò che avviene realmente: processi controllati, responsabilità chiare, evidenze disponibili e azioni correttive gestite con metodo.

Audit ISO 9001: come trasformarlo in miglioramento

Per ottenere valore dall’audit, l’obiettivo non è “passare” la verifica, ma usare l’analisi come leva per migliorare. In pratica:

• Segui i flussi reali, non solo i reparti: un audit è efficace quando attraversa le interfacce (passaggi tra uffici, responsabilità, documenti, sistemi).

• Raccogli evidenze oggettive, non dichiarazioni: l’audit, infatti, si fonda su interviste, osservazione e registrazioni.

• Misura la performance dei processi: non basta dimostrare che “si fa”, serve dimostrare che “si controlla e si migliora”.

• Chiudi il cerchio dopo l’audit: il valore vero nasce dalla gestione di non conformità, cause e azioni correttive efficaci.

3 errori da evitare durante un audit

1. Il primo errore, molto comune, è arrivare all’audit preparandosi all’ultimo minuto. Quando la verifica viene vissuta come una “scadenza”, si finisce per rincorrere documenti, aggiornare registrazioni in fretta e tentare di ricostruire attività svolte nei mesi precedenti. Questo approccio genera inevitabilmente stress e aumenta il rischio di incongruenze. Un Sistema di Gestione efficace, invece, si mantiene costantemente “audit-ready”: controlli periodici, registrazioni aggiornate e responsabilità chiare rendono la verifica una normale fotografia del lavoro svolto, non un’emergenza da gestire.

2. Il secondo errore è rispondere in modo generico senza portare evidenze. In audit, affermazioni come “lo facciamo sempre” o “è prassi” non hanno valore se non sono supportate da elementi oggettivi: registrazioni, report, tracciabilità, documenti firmati, dati di monitoraggio. L’auditor non valuta le intenzioni, ma ciò che è dimostrabile.

3. Il terzo errore è quello che spesso viene definito “fare teatro”: mostrare procedure ben scritte che però non corrispondono alla pratica quotidiana. Quando esiste distanza tra ciò che è descritto nei documenti e ciò che avviene realmente in azienda, l’audit lo mette rapidamente in evidenza attraverso interviste, osservazioni sul campo e confronto con le registrazioni. La coerenza tra “carta” e operatività è uno degli aspetti più osservati, perché è proprio lì che si misura la maturità del sistema: un SGQ funziona quando è applicabile, compreso dalle persone e integrato nei processi, non quando esiste solo come documentazione formale.

   
   

Checklist di preparazione audit

Documenti “strutturali” del SGQ

In fase di preparazione, è opportuno verificare innanzitutto che la documentazione di base del Sistema di Gestione per la Qualità sia aggiornata, coerente e facilmente reperibile. In particolare, è importante che vengano definiti in modo chiaro il campo di applicazione del SGQ e, ove previsto, il contesto dell’organizzazione. Allo stesso modo, devono essere disponibili la Politica per la Qualità e gli Obiettivi, corredati da evidenze di monitoraggio e avanzamento nel tempo.

È importante disporre di un organigramma aggiornato e di una chiara attribuzione di ruoli, responsabilità e autorità. A supporto della gestione per processi, dovrebbe essere presente la mappa dei processi con le relative interazioni, insieme alle procedure e/o istruzioni operative essenziali per garantire uniformità e controllo delle attività. Infine, qualora la gestione di rischi e opportunità sia applicata nel SGQ, è utile verificare che sia documentata e che risultino tracciabili le valutazioni effettuate e le eventuali azioni conseguenti.

Evidenze operative

Oltre alla documentazione strutturale, è fondamentale predisporre e rendere disponibili le principali evidenze che dimostrano l’effettiva applicazione del SGQ nelle attività quotidiane. Tra queste, se applicabili, i piani e i rapporti di controllo qualità e/o collaudo, nonché la tracciabilità del flusso ordini–produzione–consegna.

Particolare attenzione va dedicata alla gestione dei documenti e delle registrazioni, verificando che siano controllate versioni, approvazioni e modalità di archiviazione.

Rientrano tra le evidenze rilevanti anche i registri o report di gestione reclami e feedback cliente, nonché la documentazione su formazione e competenze.

Infine, ai fini della dimostrazione del miglioramento continuo, devono risultare disponibili il piano audit interno, i rapporti di audit e le attività di follow-up, oltre alla gestione delle azioni correttive: apertura, analisi delle cause, implementazione delle azioni, e verifica dell’efficacia.

Come gestire non conformità e azioni correttive

Una non conformità non va considerata come un semplice “problema da chiudere”, ma come un’informazione utile per rafforzare il Sistema di Gestione e prevenire il ripetersi dell’evento. Una gestione efficace richiede passaggi chiari, tracciabili e basati su evidenze.

Mini schema operativo

• Rilevazione: registrare la non conformità con una descrizione precisa e oggettiva, indicando cosa è accaduto, dove e quando, allegando le relative evidenze.

• Classificazione: valutare impatto e rischio per definire la priorità di intervento.

• Correzione immediata (se necessaria): applicare misure di contenimento per ridurre effetti o rischi nell’immediato.

• Analisi della causa radice: individuare il motivo reale dell’accaduto (non solo il sintomo), chiarendo il “perché” si è verificata la non conformità.

• Azione correttiva: definire cosa modificare in modo strutturale per evitare che la situazione si ripresenti.

• Responsabile e tempi: assegnare attività e responsabilità, con scadenze definite e realistiche.

• Verifica di efficacia: controllare che l’azione abbia prodotto il risultato atteso, tramite evidenze (es. KPI, audit mirato, controlli a campione).

• Chiusura: chiudere la non conformità solo quando l’efficacia risulta dimostrata e documentata.

Root cause analysis: 3 tecniche utili

Per evitare azioni correttive solo “di facciata” (che chiudono il rilievo ma non eliminano il problema), è essenziale risalire alla causa radice con metodi strutturati. Di seguito tre tecniche pratiche e spesso efficaci.

1) 5 Why (5 Perché)

È un metodo rapido: si pone la domanda “perché?” in sequenza, fino a individuare la causa reale all’origine dell’evento. È particolarmente indicato per problemi lineari, ricorrenti e facilmente tracciabili.

2) Diagramma di Ishikawa (causa–effetto)

Consente di mappare e organizzare le possibili cause per categorie, ad esempio: Metodo, Macchina/Strumenti, Materiali, Persone, Misure, Ambiente. È utile quando il problema è complesso, multifattoriale o coinvolge più aree/processi.

3) Analisi di Pareto (80/20) basata sui dati

Aiuta a identificare le poche cause che generano la maggior parte degli effetti (es. scarti, reclami, ritardi), supportando la definizione delle priorità. È particolarmente utile per concentrare gli interventi dove l’impatto è maggiore.

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